INTRODUCCIÓN

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones.
Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener información útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica la importancia que los sistemas de información tienen para los administradores.
La información también es la base de la función de control administrativo. Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la ejecución eficaz de la tarea.
El termino sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de información de la empresa.
Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo específico.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA (S.I.A)

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:
A. Los datos: son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por si solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.
B. Información: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.
C. Sistema de información: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.

DEFINICIÓN DE (S.I.A):

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.
Según Murdick , un S.I.A es:
"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información"
Para Bocehino, un S.I.A es:
"Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"
Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.
De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

CARACTERÍSTICAS DEL (S.I.A):

1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.
2. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.
3. Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.
4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.
5. Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.
6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
7. Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

COMPONENTES DEL (S.I.A):

Todo S.I.A tiene cuatro componentes básicos, a saber:
1. Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones.
2. Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las computadoras.
3. Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.
4. Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar que información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentación.
Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:
A. Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados.
B. Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de salidas.
C. Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones.

IMPACTO DEL S.I.A EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:
1. Preparación del estudio.
2. Registro de datos.
3. Análisis de los hechos.
4. Desarrollo de la mejor solución.
5. Implantación del nuevo procedimiento.
6. Mantenimiento de los procedimientos.
El sistema de información Administrativa (S.I.A), a sido de suma importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación del estudio y saber que se a a realiza el registro de datos y aquí es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en información de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.

PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo
a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia mas eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

Pasos en La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que va a ser elaborado.
2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.
3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.
4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.
5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.
6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.
7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor urgencia.
8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.
9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse(prioridades) y los recursos que se requieren.

El Sistema de Información Administrativa global

El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto.
Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: La automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. Este método revela la necesidad de una planeación general.
Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son:
La creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la Organización.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.
El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados.
Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa. En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa.
Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los S.I.

• Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.
• Concentrarse en los objetivos del S.I.A.
• Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información administrativa.
• Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información
• Sentar las bases para controlar los proyectos del S.I.A.
• Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A.
• Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cual se evita una resistencia al cambio.

OBJETIVOS DE LA PLANEACION DEL S.I.A

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien.
La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo.
Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:
• Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas organizacionales.
• Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.
• Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
• Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento.
• Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
• Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, interorganizacionales y que abarquen toda la empresa.
• Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:
• Que el S.I.A. forme parte del plan estratégico de la compañía
• Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.

Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas

Búsqueda de la Información
Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.
La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:
1. Qué se está haciendo
2. Por qué se está haciendo.
3. Cómo se está haciendo.
4. Quién lo está haciendo.
Los principales problemas que entraña lo que se está haciendo.
En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:
1. Ambiente de la industria y de la compañía.
2. La industria
3. La compañía y la alta gerencia.
4. La gerencia media.
5. Gerencia de primera línea y sistemas de operación.
Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la compañía.
Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a:
Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.
Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.
Evaluar las metas y estrategias.
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones.
Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales.
Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).
Prevenir desastres.
Métodos de búsqueda de datos.
Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.
Buscar organigramas, misiones de la organización.
Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.
Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.
Realizar un análisis en la estación de trabajo.
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en cuestión.
Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa.
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rígida.
Elaboración de técnicas de entrevista.
El diseñador del sistema de información administrativa (MIS) entrevistará a los gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización. Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.
Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cual será la reacción de éste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del proyecto.
Programa.
El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes.
Aprobación.
El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar información aplicando técnicas.
Venta de un servicio.
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.
Realización de la entrevista.
El analista de sistemas procurará encontrar un lugar donde no haya distracciones.
El analista de sistemas realiza la entrevista para aprender.
El analista tendrá y mostrará interés por lo que dice el entrevistado.
El analista debe saber escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.
El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificultarle en analista penetrar más a fondo en los
problemas.
Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizará de modo abrupto.
Análisis en la estación de trabajo.
Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información.
Obtener el título y la descripción del puesto.
Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción. Una buena descripción contiene tres elementos: 1) el título del puesto y la relación jerárquica, 2) un resumen de objetivos y funciones, 3) una lista completa de responsabilidades.
Lista de operaciones, archivos y transportes.
Se prepara lista de las operaciones que se realizan en las estaciones de trabajo. Pueden usarse entrevistas y la observación como una comprobación.
El titular del puesto archiva y saca documentos del archivo como parte de su trabajo.
Entradas y salidas.
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.
Equipo utilizado.
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales, terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y estampadoras.
Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.
Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas.
Medición del trabajo.
Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo, puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones.
Los diagramas de flujo son útiles para él porque el ayudan en 1) la definición del problema, 2) la formulación y análisis del problema, 3) la solución del problema y 4) la documentación del diseño de sistemas.
Tipos de diagramas de flujo.
No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.

Conclusion

Para poder comprender el enfoque de sistemas y el diseño de sistemas de información para la gerencia es básico el concepto de los sistemas de información administrativa y la retroalimentación.
Esencialmente los sistemas de retroalimentación se ocupan de la forma en que se usa la información para fines de control y se aplican no solo a los sistemas de información administrativa y de negocios, sino también a sistemas biológicos, de ingeniería y muchos más.
Si los acontecimientos del pasado y las necesidades del futuro son un indicio, podemos esperar que la administración del mañana sufra varios cambios importantes. Los más significativos son el ensanchamiento del ambiente tecnológico, los cambios de organización dentro de la empresa y la creciente repetición entre ella y el ambiente exterior. Continuara el progreso de la intensidad tecnológica de los recursos de la empresa.
Los sistemas de negocios del futuro serán demasiado complejos para que puedan manejarse tan solo con la experiencia, las opiniones y las pericias de un solo individuo, independientemente de su capacidad, los gerentes tendrán que funcionar en un ambiente interdisciplinario.
Tendrán que enfrentarse a un verdadero reto, realmente a la necesidad de absorber y utilizar los métodos matemáticos y las ciencias físicas y naturales. Así como las investigaciones de las ciencias sociales y del comportamiento. Se necesita todo esto en el enfoque de sistemas adecuada administración de una empresa.