INTRODUCCIÓN

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones.
Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener información útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica la importancia que los sistemas de información tienen para los administradores.
La información también es la base de la función de control administrativo. Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la ejecución eficaz de la tarea.
El termino sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de información de la empresa.
Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo específico.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA (S.I.A)

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:
A. Los datos: son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por si solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.
B. Información: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.
C. Sistema de información: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.

DEFINICIÓN DE (S.I.A):

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.
Según Murdick , un S.I.A es:
"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información"
Para Bocehino, un S.I.A es:
"Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"
Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.
De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

CARACTERÍSTICAS DEL (S.I.A):

1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.
2. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.
3. Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.
4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.
5. Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.
6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.
7. Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

COMPONENTES DEL (S.I.A):

Todo S.I.A tiene cuatro componentes básicos, a saber:
1. Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones.
2. Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las computadoras.
3. Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.
4. Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar que información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentación.
Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:
A. Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados.
B. Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de salidas.
C. Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones.

IMPACTO DEL S.I.A EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:
1. Preparación del estudio.
2. Registro de datos.
3. Análisis de los hechos.
4. Desarrollo de la mejor solución.
5. Implantación del nuevo procedimiento.
6. Mantenimiento de los procedimientos.
El sistema de información Administrativa (S.I.A), a sido de suma importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación del estudio y saber que se a a realiza el registro de datos y aquí es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en información de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.

PLANEACION DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo
a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia mas eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.