Búsqueda de la Información
Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.
La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:
1. Qué se está haciendo
2. Por qué se está haciendo.
3. Cómo se está haciendo.
4. Quién lo está haciendo.
Los principales problemas que entraña lo que se está haciendo.
En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:
1. Ambiente de la industria y de la compañía.
2. La industria
3. La compañía y la alta gerencia.
4. La gerencia media.
5. Gerencia de primera línea y sistemas de operación.
Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la compañía.
Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a:
Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.
Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.
Evaluar las metas y estrategias.
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones.
Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales.
Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).
Prevenir desastres.
Métodos de búsqueda de datos.
Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.
Buscar organigramas, misiones de la organización.
Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.
Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.
Realizar un análisis en la estación de trabajo.
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en cuestión.
Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa.
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rígida.
Elaboración de técnicas de entrevista.
El diseñador del sistema de información administrativa (MIS) entrevistará a los gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización. Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.
Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cual será la reacción de éste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del proyecto.
Programa.
El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes.
Aprobación.
El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar información aplicando técnicas.
Venta de un servicio.
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.
Realización de la entrevista.
El analista de sistemas procurará encontrar un lugar donde no haya distracciones.
El analista de sistemas realiza la entrevista para aprender.
El analista tendrá y mostrará interés por lo que dice el entrevistado.
El analista debe saber escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.
El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificultarle en analista penetrar más a fondo en los
problemas.
Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizará de modo abrupto.
Análisis en la estación de trabajo.
Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información.
Obtener el título y la descripción del puesto.
Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción. Una buena descripción contiene tres elementos: 1) el título del puesto y la relación jerárquica, 2) un resumen de objetivos y funciones, 3) una lista completa de responsabilidades.
Lista de operaciones, archivos y transportes.
Se prepara lista de las operaciones que se realizan en las estaciones de trabajo. Pueden usarse entrevistas y la observación como una comprobación.
El titular del puesto archiva y saca documentos del archivo como parte de su trabajo.
Entradas y salidas.
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.
Equipo utilizado.
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales, terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y estampadoras.
Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.
Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas.
Medición del trabajo.
Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo, puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones.
Los diagramas de flujo son útiles para él porque el ayudan en 1) la definición del problema, 2) la formulación y análisis del problema, 3) la solución del problema y 4) la documentación del diseño de sistemas.
Tipos de diagramas de flujo.
No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.
Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.
La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:
1. Qué se está haciendo
2. Por qué se está haciendo.
3. Cómo se está haciendo.
4. Quién lo está haciendo.
Los principales problemas que entraña lo que se está haciendo.
En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:
1. Ambiente de la industria y de la compañía.
2. La industria
3. La compañía y la alta gerencia.
4. La gerencia media.
5. Gerencia de primera línea y sistemas de operación.
Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la compañía.
Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a:
Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.
Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.
Evaluar las metas y estrategias.
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones.
Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo plazo y operacionales.
Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).
Prevenir desastres.
Métodos de búsqueda de datos.
Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.
Buscar organigramas, misiones de la organización.
Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.
Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.
Realizar un análisis en la estación de trabajo.
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en cuestión.
Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa.
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rígida.
Elaboración de técnicas de entrevista.
El diseñador del sistema de información administrativa (MIS) entrevistará a los gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización. Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.
Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cual será la reacción de éste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del proyecto.
Programa.
El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes.
Aprobación.
El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar información aplicando técnicas.
Venta de un servicio.
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.
Realización de la entrevista.
El analista de sistemas procurará encontrar un lugar donde no haya distracciones.
El analista de sistemas realiza la entrevista para aprender.
El analista tendrá y mostrará interés por lo que dice el entrevistado.
El analista debe saber escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.
El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificultarle en analista penetrar más a fondo en los
problemas.
Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizará de modo abrupto.
Análisis en la estación de trabajo.
Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información.
Obtener el título y la descripción del puesto.
Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción. Una buena descripción contiene tres elementos: 1) el título del puesto y la relación jerárquica, 2) un resumen de objetivos y funciones, 3) una lista completa de responsabilidades.
Lista de operaciones, archivos y transportes.
Se prepara lista de las operaciones que se realizan en las estaciones de trabajo. Pueden usarse entrevistas y la observación como una comprobación.
El titular del puesto archiva y saca documentos del archivo como parte de su trabajo.
Entradas y salidas.
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.
Equipo utilizado.
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales, terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y estampadoras.
Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.
Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas.
Medición del trabajo.
Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo, puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones.
Los diagramas de flujo son útiles para él porque el ayudan en 1) la definición del problema, 2) la formulación y análisis del problema, 3) la solución del problema y 4) la documentación del diseño de sistemas.
Tipos de diagramas de flujo.
No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.
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